Was ist eigentlich eine Virtuelle Assistentin?

Was ist eigentlich eine Virtuelle Assistentin?

Das ist sicher eine der am meist gestellten Fragen seit Beginn meiner Selbständigkeit. Immer wenn das Gespräch auf die Berufswahl fällt, gilt es das zu beantworten. Da ich meinen Beruf wirklich sehr gerne mag, erkläre ich das natürlich auch gerne. Aus diesem Grund habe ich mich auch dazu entschlossen diesen Artikel zu schreiben.

 

Also, was ist denn nun eine Virtuelle Assistentin?

Eine Virtuelle Assistentin unterstützt andere Personen, Einzelunternehmer oder auch Firmen bei unterschiedlichsten Aufgaben. Die wesentlichen Unterschiede zu einer „normalen“ Assistentin sind jedoch, dass man nicht vor Ort, sondern eben virtuell, also meistens online mitarbeitet und dass das meistens auf selbständiger Basis passiert.

Das heißt, dass die Assistentin von überall aus arbeiten kann und somit sehr flexibel ist. Die Kommunikation läuft also telefonisch, per Mail oder mithilfe von diversen Tools für Videokonferenzen wie zum Beispiel Zoom oder Skype.

 

Welche Aufgaben kann eine Virtuelle Assistentin übernehmen?

Virtuelle Assistenz bietet ein sehr weites Spektrum an Aufgabenbereichen. Jeder macht was er am besten kann und am liebsten macht. Für mich liegt der Fokus zum Beispiel auf der Erstellung und Betreuung von Baukastenwebseiten und auf einem gelungenen Auftritt meiner Kunden auf diversen Kanälen. Mir macht es einfach Freude den Prozess von der Idee bis zur fertigen Seite zu begleiten und zu betreuen. Wenn dann vom Newsletter bis hin zu Social Media alles optisch zur Webseite passt bin ich wirklich glücklich mit meiner Arbeit.

Natürlich hat jede Virtuelle Assistentin andere Stärken und Vorlieben und somit kann man in sehr vielen Bereichen Unterstützung finden.

 

Beispiele wären:

  • Organisatorische Tätigkeiten
    Von vorbereitender Buchhaltung, Reiseplanung, aufsetzen von Schriftstücken, Terminkoordination bis hin zur Rechnungslegung und der Betreuung des Mahnwesens ist hier eine Vielzahl von Aufgaben vertreten.
  • Marketing
    Ein besonders beliebtes Arbeitsfeld für Virtuelle Assistentinnen, weil man hier wirklich von überall aus arbeiten kann, solange eine Internetverbindung vorhanden ist.
    In diese Kategorie fällen zum Beispiel Facebook Ads (Werbung), Planung und Umsetzung von diversen Social Media Strategien, das Schreiben und Versenden von Newslettern oder Blogbeiträgen. Auch die Betreuung von Webseiten oder das Erstellen von diversen Grafiken passt hier dazu.
  • Kundenbetreuung
    Hier kann eine Virtuelle Assistentin beispielsweise diverse Telefonate, die Abwicklung von Mailkorrespondenzen oder auch die Betreuung der Teilnehmer von Onlinekursen bzw. den Support übernehmen.

Natürlich ist das nur ein sehr grober Überblick und gibt es noch wesentlich mehr Aufgaben die durch Virtuelle Assistenz abgedeckt werden können. Mir geht es in erster Linie darum, einen Einblick in diesen Beruf zu geben und Möglichkeiten aufzuzeigen.

 

Was bringt mir eine Virtuelle Assistentin?

Neben der schon aufgezählten Dienstleistungen gibt es noch einige Vorteile, wenn man sich für eine Virtuelle Assistentin entscheidet.

  • Selbständigkeit
    Die meisten Virtuellen Assistentinnen arbeiten auf selbständiger Basis. Das bedeutet für den Auftraggeber, dass er sich keine Gedanken über Krankenstände, Urlaube oder Versicherungsbeiträge machen muss.
  • Kalkulierbarkeit
    Der Einsatz einer Virtuellen Assistentin ist zumeist sehr gut kalkulierbar, da es entweder einen fixen Stundensatz gibt oder die Möglichkeit besteht, dass ein gewisses Stundenkontingent vorab gekauft und dann verbraucht wird. Hier ist es allerdings wichtig, dass von beiden Seiten transparent gearbeitet wird. Der Auftraggeber sollte ein realistisches Budget vorgeben und seitens der Assistenz sollte es eine realistische Einschätzung über den Zeitaufwand geben.
  • Flexibilität
    Virtuelle Assistentinnen können entweder projektbezogen gebucht oder aber auch fortlaufend für diverse Aufgaben eingesetzt werden.